Sistema de Información (SI)
Realizado por: Cruz García Cecilia y Valdivia Martínez Julieta.
DEFINICIÓN:
"Sistema de Información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recolección de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale, por ello deben participar todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la información que llegue al SI o la que parta de él, por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control. Además afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que deben ser manejados.
Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informáticos y tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Información y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.
En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.
PLANEACION DE SISTEMAS SEGÚN RICHARD NOLAN
Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: Fases (Nolan): inicio, contagio, control y madurez
- Inicio
- Orientada a las demandas de mecanización
- Busca reducir costes
- Se centra en Proceso de Datos
- Existe una barrera Dirección - Responsables CPD
- No existe conexión objetivos - CPD
- Contagio
- Crecimiento
- Planificación aislada de objetivos de la compañía
- Desarrollo bajo demanda
- Control
- Busca sincronizar Dirección - Dpto. SI
- Busca crear un SI en consonancia con las necesidades de la compañía
- Trata de establecer un proceso de racional en el Plan de SI
- Se va considerando de mayor importancia estratégica
- Funcionamiento Pasivo (Estrategia condiciona SI)
- Madurez
- Armonía y sincronía entre estrategia y Plan de SI (bi-lateral)
- Se busca obtener ventajas competitivas
- Lo ideal es realizar un proceso evolutivo que se modifica la cultura de la empresa
- Componentes de un Plan (Fase Control):
- Análisis de la situación actual (negocio y sistemas)
- Lista de Proyectos a medio plazo
- Prioridad de cada proyecto
- Asignación de Recursos
- Mecanismos de Evaluación de Resultados
- Actividades donde puedan hacerse mejores cosas (eficacia) y hacer las cosas mejor (eficiencia)
- Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
- Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.
- El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.
- El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
- El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.
- En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
- Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.
PLANIFICACION DE SISTEMAS
Señala y establece las prioridades sobre aquellas tecnologías y aplicaciones que producirán un beneficio máximo para la empresa. Algunos de sus sinónimos son planificación estratégica de sistemas y gestión de recursos de información.
Se consigue mediante la cooperación de los propietarios de los sistemas. La planificación de sistemas es un proceso permanente: por lo tanto debe repetirse regularmente para asegurar:
- -que los sistemas de información se desarrollan conforme al plan
- y que las decisiones de los directivos o los factores externos no han cambiado el plan
Este se interesa exclusivamente por las cuestiones de la empresa y de gestión
Esta planificación se pone en marcha a partir del acuerdo entre los directores de los sistemas de información y los altos directivos de la empresa para que puedan planificarse detenidamente el uso de las tecnologías y sistemas de información
Las fases de planificación de sistemas
Fase 1: Presentación y compromiso del equipo
Esta fase está dedicada a construir el equipo de trabajo que llevará a cabo la planificación y su presentación ante la organización. Una parte importante del proyecto de planificación es el tiempo dedicado de los responsables de los departamentos y áreas funcionales de la compañía a la tarea de entrevistas y sesiones de trabajo con el equipo de planificación, esto se logra gracias al compromiso de la alta dirección en comunicar que el Plan de TI/SI es un plan que pertenece a toda la organización.
Fase 2: Descripción de la situación actual
Una vez formado el equipo de trabajo y comprometida la organización con el esfuerzo de planificación, el primer paso consiste en describir la situación actual de la compañía en dos dimensiones: el negocio y los sistemas existentes. En esta fase se definen las funciones del negocio para poder identificar las necesidades de información. Aquí es donde se describe a la organización y al sistema de información existente.
Fase 3: Elaboración del Plan de TI/SI
Durante esta fase se lleva a cabo la planificación propiamente dicha, donde se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Documentar las necesidades de información de cada una de las funciones del negocio.
- Identificar las necesidades que no son cubiertas o parcialmente cubiertas por los sistemas actuales.
- Formular propuestas de actividades que influyan directamente en las líneas estratégicas de la empresa.
- Estimar el costo aproximado de la alternativa elegida
El resultado es una serie de acciones de TI/SI a realizar durante la vigencia del plan que deberá ser aprobado por el comité de Sistemas.
Fase 4: Programación de actividades
En esta fase se detallan las acciones específicas en forma de proyectos que se llevarán a cabo durante el primer año de vigencia del Plan.
CONTROL
Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal que se puedan lograr los planes.
La administración de una empresa requiere controlar las operaciones para aumentar la efectividad.
Cuando un proyecto de desarrollo de sistemas, se relacionan con los controles para:
- -mejorar la exactitud y la consistencia de la información
- -Aumentar la seguridad de los datos más importantes
ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
Las metodologías para el desarrollo de sistemas son:
- -Método del desarrollo del análisis estructurado
- -Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas
- -Método del prototipo de sistemas
METODO DEL DESARROLLO DEL ANALISIS ESTRUCTURADO
Este método permite que los usuarios observen los elementos lógicos separados de los elementos físicos.
Los elementos lógicos se refieren a las funciones del sistema.
Los elementos físicos son: las computadoras, terminales, sistema de almacenamiento, etc.
Como este método solo enfatiza la funcionalidad del sistema, se recomienda usarse en combinación con otras metodologías.
EL ANALISIS ESTRUCTURADO Es útil para comprender sistemas grandes y complejos, pero debe combinarse con otra herramienta para completar el proceso de desarrollo de sistemas.
Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar esta dificultad por medio de:
1). La división del sistema en componentes
2). La construcción de un modelo del sistema.
El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado.
El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Éste análisis permite al analista conocer un sistema o proceso en una forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.
Componentes
Símbolos gráficos: Iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes.
Diccionario de datos: descripción de todos los datos usados en el sistema. Puede ser manual o automatizado.
Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales que usan técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema.
Reglas: estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.
Diseño Estructurado.
El diseño Estructurado es otro elemento del Método de Desarrollo por Análisis Estructurado que emplea la descripción gráfica, se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software.
El objetivo del Diseño Estructurado es programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional.
La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es el diagrama estructurado que es de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su finalidad no es mostrar la lógica de los programas (que es la tarea de los diagramas de flujo).
Los Diagramas Estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interacciona con él.
METODO DEL CICLO DE VIDA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
- El método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas es conjunto de actividades que realizan los analistas, diseñadores y usuarios para desarrollar e implantar sistemas de información.
- -Este método consigue el desarrollo de sistemas como un ciclo especifico de actividades.
- -Los analistas no están de acuerdo respecto al número exacto de etapas que conforman este método, si embargo, reconocen la importancia de su enfoque sistemático
El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:
1). Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.
2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
¿Qué es lo que hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?
3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.
4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.
Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales.
5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.
6). Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses.
METODO DE PROTOTIPO DE SISTEMAS
Un prototipo es un modelo, una representación a escala de cualquier cosa.
El desarrollo por prototipos es un proceso que facilita al programador la creación de un modelo del software a construir.
FORMAS DE PROTOTIPO
- Modelo basado en computadora que describa la interacción hombre-maquina.
- Prototipo que implemente algunos módulos o secciones del sistema deseado.
- El prototipo sirve como un mecanismo para identificar los requisitos del software cuando no existe otra forma posible.
- Para su construcción pueden utilizarse fragmentos de programas existentes o herramientas que faciliten la rápida generación de programas.
- Requiere la participación del usuario durante su construcción, pues es el quien define las características esperadas en el sistema
La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso.
Este método contiene condiciones únicas de aplicación, en donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o información, o donde los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos.
Así mismo este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:
1). Identificación de requerimientos conocidos: La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para el m‚todo de desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de sistemas o análisis estructurado. Por consiguiente, antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben de trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer.
2). Desarrollo de un modelo de trabajo: Es fácil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes:
a). El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema.
b). Pantallas y formatos para la entrada de datos.
C. Módulos esenciales de procesamiento.
d). Salida del sistema
3). Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus características y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones reales permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios, así como las características inadecuadas
4). Revisión del prototipo: Durante la evaluación los analistas de sistemas desean capturar información sobre los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios.
Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo, sin embargo es el analista responsable de tales modificaciones.
5). Repetición del proceso las veces que sea necesarias: El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características necesarias
HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO
Estas herramientas proporcionan:
-Herramientas para ingeniería de software:
Apoyan al proceso de formular diseños de software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.
-Generadores de código:
Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.
-Herramientas para pruebas:
Apoyan la fase de evaluación de un sistema o sus partes contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas.
ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Entradas:
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD-ROM, Pendrive, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento:
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes, pendrive y los discos compactos (CD-ROM).
Proceso:
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salidas:
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
ESTRUCTURA
Diagrama de estructura de datos
Es una descripción de la relación entre entidades (personas, lugares, eventos y objetos) de un sistema y el conjunto de información relacionado con la entidad.
Finalidades:
- Verificar los requerimientos de información.
- Describir los datos asociados con las entidades.
- Mostrar la relación entre entidades.
- Comunicar los requerimientos de datos a un diseñador de archivos o administrador de la base de datos.
El uso de los diagramas de estructura de datos requiere que el analista haga preguntas importantes acerca de la entidad a describir. La llave de registro, identifica de una forma única a la cuenta. Los demás detalles son los atributos.
Además de los componentes básicos existen dos elementos adicionales esenciales:
* Apuntadores atributos: enlazan dos entidades mediante la información común, usualmente un atributo llave en uno y un atributo (no llave) en el otro.
* Apuntadores lógicos: identifican las relaciones entre las entidades, sirven para obtener acceso inmediato a la información en una entidad, definiendo un atributo llave en otra entidad.
Usualmente se indican en la parte inferior del diagrama, son los enlaces con las demás entidades incluidas en el diagrama.
Compartir datos entre las aplicaciones.
Cada sistema se puede desarrollar por separado, guardando los datos de los estados de cuenta aparte de los datos del inventario. Al desarrollar más sistemas y crecer su utilidad, muy seguido existe la necesidad de integrar los sistemas para permitir que la información sea compartida por más de un sistema.
Redundancia e integridad:
Si cada sistema se desarrolla en forma independiente, la información puede ser almacenada al menos una vez en cada sistema, éste además de requerir espacio de almacenamiento extra, esta duplicación es llamada redundancia, para reducir la integridad de la información; cuando se duplica información es muy probable de que los detalles no coincidan o que no todos sean actualizados. Resultando la perdida de integridad en los datos, pudiendo ser corregido mejorando los procedimientos.
Se puede evitar del todo disminuyendo la redundancia de datos en los archivos.
Gráfica de estructura
Muestra con símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el software de la computadora. Describen la jerarquía de los módulos componentes y los datos que serán transmitidos entre ellos. Incluye el análisis de las transformaciones entrada-salida y el análisis de transacción.
Las flechas con una circunferencia indican datos, mientras que las que tienen un circulo representa información de control de programa, tales como notas o condiciones de error.
Diagrama de contexto
Se pueden usar diagramas de flujos de datos para representar el sistema a cualquier nivel de abstracción. El diagrama de flujo de dato de nivel 0 se llama diagrama de contexto y en él el sistema está representado por un solo proceso, que identifica cual es la función principal del sistema, mostrando además, los flujos de información que lo relacionan con otros sistemas: las entidades externas. El diagrama de contexto tiene una gran importancia puesto que resume el requisito principal del sistema de recibir ciertas entradas, procesarlas de acuerdo con determinada función y generar ciertas salidas. A partir del diagrama de contexto se puede ir construyendo nuevos diagramas que vayan definiendo con mayor nivel de detalle los flujos de datos y procesos de transformación que ocurren en el sistema, de forma que al final obtenemos una jerarquía de diagramas.
CONCLUSIONES
La importancia de los sistemas informativos, así como las partes que lo componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado.
La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre sí. Estos sistemas informativos son de gran importancia para las empresas ya que este influye en los éxitos que se han logrado.
El desarrollo de un Sistema de Información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos.
Es por eso que existen varios modelos o métodos para la realización del análisis y diseño de un sistema, lo primero del trabajo fue revisar que es el Análisis y el diseño, se presenta varios modelos que podemos utilizar para la realización y elaboración de un proceso y trabajo y dar respuesta al problemas que se ha generado desde la perspectiva del programador y analista.
Realizado por: Cruz García Cecilia y Valdivia Martínez Julieta.
BIBLIOGRAFIA
Análisis y diseño de sistemas de información
Autores:
Whitten, Jeffrey L.
Barlow, Victor M.
Bentley, Lonnied D.
SENN, James A. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información.
Segunda Edición. Editorial McGraw-Hill. México.
www.monografias.com/trabajo55/sistema-información-planeación/sistema- información planeacion.shtml
www.monografias.com/trabajo29/ciclo-sistema/ciclo-sistema. Shtml
